仙芝楼:完善多渠道运营管理体系,打造全球化企业品牌

ERP TOPGP

在当今社会,各行各业的竞争不断升级,而人工智能、云计算、大数据、物联网等新兴技术的创新,成为了企业信息化发展的新动力,也是品牌发展的又一核心竞争力。其中一体化整合应用,正成为企业跨入信息化全面应用的管理必修课,这将大大提高企业管理的规范化程度,降低整个业务过程的处理时间,还将更好地与上下游企业形成快速响应市场的供应链网络,从而为企业创造多重商业价值。

专注灵芝31年的福建仙芝楼集团,是专业从事有机灵芝等珍稀食药用菌科研、栽培、生产、销售的高新技术、农业产业化国家重点龙头企业。多年来,始终坚持创新灵芝仿野生栽培技术,拥有两大国家研发分中心与院士工作站,先后承担多项灵芝国家、国际商务标准的制定工作,现已获得25项国家发明专利,仙芝楼牌有机灵芝系列产品远销世界30多个国家和地区。未来,仙芝楼始终以全球化视野,精心打造“仙芝楼”企业品牌。 

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梳理流程完善指标,确立关键管理改善路径

福建仙芝楼成功上线ERP(TOP GP)系统,全面革新了企业的管理模式,提升了集团化管控效率,从而为依靠创新造就品牌的企业战略提供了强大的管理和技术支撑。

“我们公司不仅仅是制造型企业,它也属于流通型企业,这就导致于企业的运作比较复杂。我们不仅要考虑传统制造业里,药品在各个领域的生产管控,还要满足各个渠道营销的一些特点。我们渠道很多,最核心的渠道就是OTC、电商和专卖店,各个渠道的差别特别大。”仙芝楼集团供应链副总经理李琛表示,多渠道的运营管理,是目前仙芝楼信息化改善的重点。

在系统导入前,鼎捷顾问与团队都会做深度访查,理清产品内容、企业理念与想突破的瓶颈与目标,达成共识再求真正符合需求的应用流程。在“知识、机制、流程、工具、指标、预警”这六步价值服务方法论的指导下,鼎捷团队在介入仙芝楼项目初期,首先在管理层面与公司高层达成共识,仙芝楼在此次项目中,最期望达到的目标是什么?想要改善的点有哪些?了解了仙芝楼的产品内容以及运作流程,鼎捷团队设计了OTC运营处理机制与OTC订单管理、绩效认列、开票流程,并确定运用哪些系统可以提高OTC、专卖店、电商三个主要渠道的运营管理能力,已达到最终提升企业运营管理效率的目标。以终为始,朝向目标打造出最适的改善路径。

在系统规划路径以及导入系统过程中,发现要提升OTC、专卖店、电商的运营能力,首先要解决订单处理周期长且各区业务、客服人员处理经常出错,导致出货错误的问题;区域与集团直接数据无法实时串联,需要大量的人力物力时间等整理和录入单据、对账等。为此,仙芝楼携手鼎捷软件,以实现生产、供应链、财务一体化为目标启动了TOP GP项目合作,确定了促案搭赠准确率、订单准确率、开票准确率、应收账款准确率等几个指标的提升,以完善仙芝楼以OTC、电商和专卖店为主的多渠道管理运营体系。

提升数据时效性,完善OTC渠道运营能力

“过去我们的OTC销售绩效认列规则就是区域人员开票,然后纳入绩效,在管理上经常出现账务数据不匹配的情况。另外像区域冲账的时候,因为我们渠道的人员遍布全国,这部分需要前端业务去搜集大量的冲账明细,水平参差不齐,沟通效率低,返工率也非常高。上了TOP GP之后,OTC数据串联之后,可以实现自动认款流程,每晚八点自动执行冲账单,我们来审核就可以了”仙芝楼集团副总经理李青表示这一次的信息化改造,OTC通过订单管理、绩效认列、自动认款三方面的改善,大大提升了账务的准确性和时效性。

OTC订单管理流程

区域人员自行通过OMS移动端直接选择报单补货,不需要通 过再去整理收集区域补货明细,通知客服安排补货下单。通过规划OTC订单管理流程,提升OTC订单处理时效性、准确性。

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OTC绩效认列管理流程

重新规划梳理OTC专柜出货,月底区域人员开票申请,OTC打 款回款,财务到款确认后,纳入区域人员绩效认列。通过梳理 OTC绩效认列管理流程,提升OTC数据时效性,减少财务风险。

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OTC自动认款流程

规划收款到账区域人员关系,依据区域人员维护的相关OTC打 款记录,系统自动依照优先顺序关联冲账。通过梳理OTC自动认款流程,系统高效,准确执行3000笔自动冲款单。

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改善集团订单分配流程,完善专卖店渠道运营能力

过去仙芝楼在专卖店销售订单需要通过平板系统导出整理,统一由客服录入集团间内部交易关联单据(涉及专卖店销售订单、销售出货单、采购订单、采购收货入库单、销退单、仓退单以及集团销售出货单)。大量种类的单据,既让工作人员时效性低,也容易出现差错。

鼎捷TOP GP通过集团订单分配处理机制:通过平板系统直接与ERP直连,结合集团订单分配规则,自动产生集团间内部交易管理单据(自动依照规则产生)。规划梳理订单分配抛转规则(法人之间关联、结算价、法 人0库存管理);实时处理专卖店订单与集团交易作业;批量产生专卖店与集团间订单-出货单-进货单等内部交易单据,提升工作效率及账务数据的准确性。最终使专卖店账务处理周期由5天缩短为1天。

改善电商订单管理流程,完善电商渠道运营能力

“电商方面,每年电商的各大节日、活动,比如说天猫,他有双11、618、双12,同时京东、拼多多等平台也有很多活动,那这么多的订单,通过系统,导入数据,自动生成出货单,加快仓库的发货效率,保证客户的满意度。”仙芝楼集团信息部经理邱永飞在谈到电商的管理时,表示对订单的管理分配尤为重要。

对于可以集成对接平台等通过与ERP系统集成对接实时产生 ERP的销售订单数据以及出货单数据;无法做集成对接的平台,则通过整理EXCEL的格式,ERP批量快速导入订单数据;同时自动产生出货通知单,通知仓库快速配货与发货,实现单据业务更加准确、高效,提升电商平台客户的满意度。 

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深耕制造领域近四十年的鼎捷软件,也将依托丰富产业经验以及前沿技术,通过规划提升核心管理能力的路径与方案,继续助力仙芝楼实现智造升级和数字化转型,并运用数字化转型升级,重组企业运作流程,管理体系及生产工具,协助仙芝楼在敏捷、个性化、服务化的未来竞争上,取得领先优势。

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